“无纸化会议”早是由联合国非政府组织委员会于2003年提出，它用全电子模式运作非政府机构委员会，是努力提高委员会工作效率，改善工作方法的举措。同年5月5日，联合国总部的一号会议厅正式启动“无纸化委员会”，每次为委员会会议节省纸张4至8万份。2010年1月1日，联合国对会议文件的使用、管理全面推行“无纸化”。
纵观国内较成熟的无纸化会议系统，从系统外观来看，好似小型一体化电脑，集视频显示、计算机技术、智能触控、通讯技术、软件技术、书写技术等多种功能于一身，能够完成从资料查阅、文件批注到讲稿导读、会议记录、会议室型号触控切换等系列工作，无需分发大的纸文件，使与会者真正告别了纸材料。
我国在多次会议上强调，要以高度负责态度应对气候变化，加快经济发展方式转变和经济结构调整，抓紧研发和推广低碳技术，深入开展节能减排全民行动，努力实现“十一五”节能减排目标，践行相关国家承诺。
在两会期间，政协办公厅新闻局负责人表示，本届政协会议将大幅减少会议简报、大会发言报告等纸印刷品，主要通过委员办公系统平台及官方网站发布，一项，可节省会议支出约200万元。
造纸用纸必要砍树，在现代科技高速发展的背景下更多实现“无纸化”会议系统，不光是在厉行节约、提高会议效率，更是“生态绿肺”的福音。
无纸化会议是一种全新的会议模式，它将多种信息化技术融入会议的各环节、贯穿会议全过程，为办会和参会人员提供极为实用的工作平台。
传统会议模式面临以下几个方面的挑战：
办会效率低：为举办会议，会务人员不得不进行大前期准备和协调工作。如：协调会议室使用、制作参会人员桌牌、收集和准备会议资料、印刷会议资料、制作选票、统计选票、统计到会情况、收集过程文档、防止敏感会议资料丢失等。上述工作一个人难以完成，需要多人投入大的精力，但可能由于疏忽，造成会议的组织不圆满。
参会人员累：由于采用纸的会议资料，参会人员需要大的精力才能定位到自己关心的章节或内容，有时还可能出现遗漏；由于缺乏丰富的多媒体和图文表现形式，会议过程枯燥，尤其对于较复杂的议题参会人员难以迅速理解和把握其核心思想；多人汇报时，为了使用投影仪，频繁换座位，导致会场局面混乱。
应变能力差：会议时参会人员发生变化，将无法提供相应的纸桌牌；如果会议资料在会前几分钟或会议中才收集准备完毕，将不可能进行大印刷，影响会议；
表现形式单一：会议内容以纸资料为主，缺乏必要的多媒体或音视频表现形式，使得会议过程枯燥，影响会议的预期目标。宣传、教育或学习类型的会议，如能配合一定的纪录片、原理演示动画等，将起到事半功倍的效果。
设备操作复杂：某些会议室引入了一些硬件设备，以提升会议品，如：投影仪、音响系统、影碟机。但由于各设备的接口和连线复杂，办会人员难以完全掌握，或者出现问题后难以解决。
资源浪费严重：传统会议需要大的纸张开销，而绝大部分的纸会议资料，会后没有任何用处，造成了巨大的资源浪费。目前，我国乃至，各种资源越来越匮乏，节约资源、保护环境，已经成为当前的迫切任务。
安全保密隐患：会议内容涉及到国家秘密或商秘密时，对会议资料的控制非常重要。传统会议采用纸会议资料，很容易发生丢失现象，难以保证会议资料的安全。
传统意义上的智能会议室，包括投影机、视频/电话会议终端、电子白板等众多设备，通过中控系统将各个相互独立的系统连接起来，但其操作性依然显得不够友好。在传统会议室里，人们群体沟通的需求没有被很好地满足。而且随着一体化进程的加剧，人们对于在会议室里的沟通、协作以及提升效率的要求变得非常迫切。国家政策大力推进无纸化会议进程，联合国实现无纸化会议，国家两会大力报道无纸化会议的实用性，高效、节能、环保的总体大环境要求，无纸化会议系统势在必行。
1.2无纸化会议趋势
每开会，收一堆材料，看一遍搁下……这是不少人的开会经历。目前，这种情况正随着无纸化会议系统的推广应用而逐渐消失。现在开会不再分发纸资料，而是提供会议密码，通过网上会议系统查看。“这项改革如果在全局大部分会议中全面应用，一年可节约数百万元。”
据悉，2012年度南京市政协主席会、常委会印刷费用约为7万元，十三届全体会议印刷费用约为36万元，录制会议参考材料光盘等约为10万元，全年会务印刷总费用约为53万元。开发建设电子会务系统全套硬件价格为50万元。如使用4年，可节约印刷费用约150万元。“通过智能触控终端阅读资料、查阅文件更方便，开会节奏也快了。”据了解，自从采用无纸化会议系统后，会议准备时间大大缩短，同时也使议程更流畅紧凑，会议效率提高。
“无纸化会议系统是预先将会议资料上传到服务器，其他终端设备可通过网络与服务器相连，会议开始后，服务器文件根据参会者权限自动分发。”该系统支持智能人名显示、按参会人员进行智能排位，文件分类查看、章节定位、批注涂鸦、会议签到、会议投票、会议服务、会议交流、交互式电子白板等。
开会时，每个参会成员面前会有一台可触控智能会议一体终端，以往的纸材料难觅踪影。参会者要查看相关资料，只需进入系统，轻点相关图标可查阅批注，并可以把本画面一键触控广播到其他会议终端一起讨论，同时支持其他会议终端退出同屏后，观看其他会议文件，通过触控按键从新回到广播同屏界面，方便快捷。支持移动U盘与其他视频文件VCR等一键同屏到其他会议终端或大屏幕，完成会议系统的智能操作，互联互通！
纸材料的印制、分发消耗了筹备人员的大精力，还造成森林资源的浪费，环境的破坏，不当今环保低碳的潮流，更容易泄密。以往开完会，材料用完扔了，如今在电子文件上做完笔记后可以转存到电脑里，以备用时调取。
1.3系统建设目标
此次建设的会议系统目标是建设一个、统一的全高清视频会议平台，并能够满足各种不同类型会议的召开。具体来说应达到以下几项要求：
Ø 可靠稳定的系统
由于现代多媒体数字智能化发展和更新速度极快，我们设计和选取的硬件核心设备（控制主机）必须是电信级高配置的；操作终端是国内知名的。软件设计是在Windows系统上运行的，并且设入了很强的管理手段与事故监测手段（所有系统硬件开机自动检测、历史事件记录、硬件发生故障时，重新自动地完成硬件资源分配、告警提示…）
Ø 简单易用的系统
为了保证会议系统的良好效果，为复杂的是会议前的准备工作，需要组织人员占用大的时间进行调试。系统建设时该应考虑会议系统的易用性，由使用部门开机即可使用，免除组织人员或系统维护人员调试时产生的费用和时间成本。
Ø 灵活扩展的系统
会议系统当今信息技术发展的趋势，我们在本次系统的方案设计中，必须考虑到今后的扩展以及互联互通需求。这需要我们所提供的产品是ITU、、IEC、GB标准的，而且适应各种网络环境，我们提供的方案可以方便灵活地进行系统扩展以及互通。
Ø 安全保密的系统
会议中经常涉及到交流一些机密信息，因此，系统的安全性显得尤为重要。我们从方案设计到产品选型，都充分考虑到整个系统的安全性和保密性，整个会议系统分为：后台系统管理、主席端管理、终端密码授权等多级安全体系，并且核心设备（控制主机）的系统配置与管理应支持物理的隔离。
峰火电子在设计本方案时，采用了的视听系统设计，采用了大科技含较高的产品，结合现代的会议系统，做到整体解决方案系统化、集成化、数字化。