一、 项目需求分析................................................................................................................. 2

1、 项目背景.................................................................................................................................................................. 2

2、 客户需求.................................................................................................................................................................. 3

3、 无纸化会议趋势..................................................................................................................................................... 5

4、 系统建设目标......................................................................................................................................................... 5

二、 总体介绍........................................................................................................................ 7

1、 设计原则与依据..................................................................................................................................................... 7

2、 设备选型总体原则................................................................................................................................................ 7

3、 方案组成部份......................................................................................................................................................... 8

三、 总方案图........................................................................................................................ 9

四、 无纸化会议系统........................................................................................................... 10

1、 系统简介................................................................................................................................................................ 10

2、 全新概念的会议流程......................................................................................................................................... 12

3、 产品势................................................................................................................................................................ 19

4、 软件功能介绍....................................................................................................................................................... 20

a)    会前准备（会议管理者登陆后台管理界面后进行，需用户名和密码）..................................... 20

b)    会中功能......................................................................................................................................................... 21

c)    会后归档......................................................................................................................................................... 28

5、 系统链接图........................................................................................................................................................... 29

6、 技术参数................................................................................................................................................................ 29

7、 案例图片................................................................................................................................................................ 31

一、  项目需求分析

1、  项目背景

“无纸化会议”早是由联合国非政府组织委员会于2003年提出，它用全电子模式运作非政府机构委员会，是努力提高委员会工作效率，改善工作方法的举措。同年5月5日，联合国总部的一号会议厅正式启动“无纸化委员会”，每次为委员会会议节省纸张4至8万份。2010年1月1日，联合国对会议文件的使用、管理全面推行“无纸化”。

 纵观国内较成熟的无纸化会议系统，从系统外观来看，好似小型一体化电脑，集视频显示、计算机技术、智能触控、通讯技术、软件技术、书写技术等多种功能于一身，能够完成从资料查阅、文件批注到讲稿导读、会议记录、会议室型号触控切换等系列工作，无需分发大的纸文件，使与会者真正告别了纸材料。

 我国在多次会议上强调，要以高度负责态度应对气候变化，加快经济发展方式转变和经济结构调整，抓紧研发和推广低碳技术，深入开展节能减排全民行动，努力实现“十一五”节能减排目标，践行相关国家承诺。

在两会期间，全国政协办公厅新闻局负责人表示，本届全国政协会议将大幅减少会议简报、大会发言报告等纸印刷品，主要通过委员办公系统平台及官方网站发布，仅此一项，可节省会议支出约200万元。

造纸用纸必要砍树，在现代科技高速发展的背景下更多实现“无纸化”会议系统，不光是在厉行节约、提高会议效率，更是“生态绿肺”的福音。

    无纸化会议是一种全新的会议模式，它将多种信息化技术融入会议的各环节、贯穿会议全过程，为办会和参会人员提供极为实用的工作平台。

传统会议模式面临以下几个方面的挑战：

    办会效率低：为举办一次会议，会务人员不得不进行大前期准备和协调工作。如：协调会议室使用、制作参会人员桌牌、收集和准备会议资料、印刷会议资料、制作选票、统计选票、统计到会情况、收集过程文档、防止敏感会议资料丢失等。上述工作一个人难以完成，需要多人投入大的精力，但可能由于疏忽，造成会议的组织不圆满。

参会人员累：由于采用纸的会议资料，参会人员需要大的精力才能定位到自己关心的章节或内容，有时还可能出现遗漏；由于缺乏丰富的多媒体和图文表现形式，会议过程枯燥，尤其对于较复杂的议题参会人员难以迅速理解和把握其核心思想；多人汇报时，为了使用投影仪，频繁换座位，导致会场局面混乱。

应变能力差：会议时参会人员发生变化，将无法提供相应的纸桌牌；如果会议资料在会前几分钟或会议中才收集准备完毕，将不可能进行大印刷，影响会议；

    表现形式单一：会议内容以纸资料为主，缺乏必要的多媒体或音视频表现形式，使得会议过程枯燥，影响会议的预期目标。宣传、教育或学习类型的会议，如能配合一定的纪录片、原理演示动画等，将起到事半功倍的效果。

    设备操作复杂：某些会议室引入了一些硬件设备，以提升会议品，如：投影仪、音响系统、影碟机。但由于各设备的接口和连线复杂，办会人员难以完全掌握，或者出现问题后难以解决。

    资源浪费严重：传统会议需要大的纸张开销，而绝大部分的纸会议资料，会后就没有任何用处，造成了巨大的资源浪费。目前，我国乃至，各种资源越来越匮乏，节约资源、保护环境，已经成为当前的迫切任务。

安全保密隐患：会议内容涉及到国家秘密或商秘密时，对会议资料的控制非常重要。传统会议采用纸会议资料，很容易发生丢失现象，难以保证会议资料的安全。

传统意义上的智能会议室，包括投影机、视频/电话会议终端、电子白板等众多设备，通过中控系统将各个相互独立的系统连接起来，但其操作性依然显得不够友好。在传统会议室里，人们群体沟通的需求没有被很好地满足。而且随着一体化进程的加剧，人们对于在会议室里的沟通、协作以及提升效率的要求变得非常迫切。国家政策大力推进无纸化会议进程，联合国实现无纸化会议，国家两会大力报道无纸化会议的实用性，高效、节能、环保的总体大环境要求，无纸化会议系统势在必行。

2、  客户需求

此次改造主要为内部现场功能改造。具体功能模块需求如下：

桌面终端硬件要求：

1.   配置要求：一体式设计。采用4核处理器。在图像处理方面则采用了新研发的GPU，真正实现1080P硬解码能力；系统内存：4GB DDR3存储容：扩展内存支持64GB Flash 闪盘 ；

2.   显示：内屏:多点电容触控屏，分辨率：1920×1080；含一体化升降器,可编程统一升降或是单独升降,可调整显示角度,记忆显示角度，传动采用双电机软传动真正做到无噪声；

3.   书写技术：采用先进的多点电容手写技术，实现批注、签名。

4.   触控：双触控技术，同时支持多点电容触控，支持鼠标键盘操作。

5.   网络：支持有线网络组网，

6.   终端机支持USB接插，可直接查阅U盘内文件；

桌面终端功能要求

1.发起实时表决:会议秘书可会中发起实时表决(倒计时)，并即时统计表决结果，支持以条状图或饼状图的形式查看表决结果.

2.管理同屏/投影申请：参会人发起同屏/投影申请，秘书可强制某个参会人发起同屏/投影.

3.表决结果查看：服务器中以条状图或饼状图的形式查看表决结果,(秘书端发起实时投票表决，其他所有终端自动进入打分界面，结束后服务器对结果进行打印)

4.电子桌牌统一管理：秘书可统一一键管理终端背面电子桌牌信息显示方式，背景图，字体颜色、大小、样式.而不用在服务器端操作，当会议开始前参会人员发生变化方便在会场现场实时修改参会人员姓名资料。

5.座位编排与席位绑定：秘书可更换会场座位布局图，并支持拖放随意编排位置，同时也可为终端分配座位号.并把会场布置结果推送到桌面。

6.会议终端集中控制：秘书可集中控制每台终端开关机、打开、关闭程序，开机、重启或关机，以及更新升级文件。

7.集成录播系统控制：秘书可控制录播系统模式切换并同步至终端，控制录制播主机的所有功能。在无纸化终端上轻松对会议资料和会场摄像进行录播存储和历史会议资料进行回放。

8.皮肤切换:一键切换程序的界面背景、logo等信息.方便与会议主题相配合，比如会议参会单位主体不同时单位图标和企UI视觉可导入更换。

9.语言切换：支持一键切换系统语言，如中文简体、繁体字、英文、法文等.                                                                                                                                           10.浮动视频窗口模：支持将直播视频窗口（根据终端硬件配置可支持1-4路）从原有窗口上拖拽出来如（华为、中兴、科达、宝利通任何品牌视频会议终端）远程视频会议图像、本地会议摄像机图像，任意拖动、放大、缩小、全屏，并可再次扔到原始窗口内.可与云摄像头联机将远端视频会议图像接入会场。也可外接电脑或笔记本HDMI信号到无纸化终端屏幕浮动视频窗口模块(视频文件)

11.快速访问控制：可以快速的进入会议交流模块、会议材料、未读消息提示、等其他自定义功能.

12.风格切换：把客户端界面切换成window8以上版本的风格,让使用者更加清晰操作每一个功能

13.悬浮按钮：悬浮按钮就像苹果手机那样一些常用的功能都在里面可以操作不需要回到主界面,只要在系统里面,不管任何位置都可以进行操作,方便参会人操作一些常用功能如:同屏、投影、打开记事本、进行批注、呼叫服务、打开软键盘、打开手写等功能

14.多文档二分屏支持：支持同时浏览多个文件，并可快速在多个文件间进行切换；可启动二分屏功能，即将屏幕一分为二，左右各显示一份文档.即看文档的同时边观看视频或者图纸.图文并茂方便参会人员多层面多通道理解会议内容和对会议资料进行高效研判。                                                              电子桌牌：双屏显示，主屏幕背面显示姓名/职务/单位名称/LOGO/会徽/会标等.

15.参会人员签到模块:参会人员可通过门口刷卡机或指纹仪/人脸识别进行签到，当然也可以直接在无纸化会议终端上进行手动签到,或者手写签到.

16.坐席列表:参会人员可以在会议终端上查看本次会议的参会人员以及其所坐的座位，真实的还原现场。

17.会议议程：以表格的形式将当前会议各项议程展现出来，并可以快速地查看对应议程的相关资料.

18.会议批注：参会人查看会议资料时所做的批注,会自动上传至服务器；并下次在不同的设备登录，可自动同步;支持纸张文件与电子文档对应同步批注；

19.呼叫服务：会议过程中参会人员可快速呼叫常用服务如茶水、笔、纸、毛巾等，也可自定义呼叫内容；

20.投票表决：参会人可对后台录入的表决 或 秘书实时发起的表决进行表决.表决的方式匿名与不匿名；

21.投影申请：参会人员可申请将自己的屏幕同步至会议室投影机或大屏幕与其同步显示；

22.同屏管理：参会人员可申请将自己的屏幕上的文件内容分享给其他的参会人；视频同屏使用流媒体传输及音频视频同步传输，从发起同屏终端到台接收同屏端延时控制在100毫秒以内，所有接收端视频同步；

23.会议交流：在会议进行的过程中参会人之间可以进行点对点的文字、语音、文件等互动，并可选择一点对一点，一点对多点和群发；语言信息发布在会议终端桌面，只有对应的参会人使用蓝牙耳机才可以收听；文字和文件在会议终端打开查看；

24.电子白板：电子白板支持终端讨论组内进行互动,首先要创建讨论组,其他参会人就可以加入讨论组进行互动.包括的功能有(创建讨论,加入讨论,设置白板背景(背景可以是文档,这样就可以多个参会人对同一文档进行批注),使用橡皮擦/铅笔,清空白板,保存白板界面(图片形式保存),退出白板)等功能；

25.U盘导入：会中参会人可以通过u盘导入资料进入系统,资料可以分享给其他参会人观看,也可以下载其他参会人分享的文件；

26.公告：秘书会前进行发布一些广告信息包括提前预览,信息类型有文字信息、图片信息、视频信息,终端可以实时观看,可以发布多张图片信息,终端打开图片或者视频可以通过手势或者鼠标进行放大或缩小,拖动等操作进行查看；

27.会议资料：不同的参会者可在会议终端上查看文字资料、图片资料、视频资料等不同的会议资料; 文字材料支持原笔迹批注，常用文件格式Pdf、Word支持全文批注; 图片材料支持手势移动、缩放、旋转、翻页；视频资料可点击播放；

服务器软件与主席机功能：

1、支持常用操作系统安装，一键完成各个功能模块安装；

2、支持多会议预置功能；一次可以设置多场会议，包括参会人员、会议信息、会议文件等。一键切换下场会议，瞬间更新；

3、支持图像界面修正参会人员与参会单位，支持批导入与会议人员，支持界面操作，支持智能排位功能，包括：人们、背景、LOGO、字体、颜色等；

4、支持会中集控功能；随意切换音视频源与终端信号并实时显示到会议终端或到大屏幕，可以统一控制信号的交互，如1号终端画面到其他显示终端，或到大屏幕、支持外部信号如笔记本电脑，台式电脑信号到全部会议终端或到大屏幕；

5、支持集中签到，并且画面到大屏幕显示签到实时情况与数据，支持集中表决，表决结果画面实时投影到大屏幕；

6、支持对终端的集中开关机控制，并检查连接状态等检测.；

7、支持会议交流功能；支持系统通知群发，支持对单个或多个终端进行单独通知；

3、  无纸化会议趋势

每开一次会，收一堆材料，看一遍就搁下……这是不少人的开会经历。

目前，这种情况正随着无纸化会议系统的推广应用而逐渐消失。

现在开会不再分发纸资料，而是提供会议密码，通过网上会议系统查看。“这项改革如果在全局大部分会议中全面应用，一年可节约数百万元。”

据悉，2012年度南京市政协主席会、常委会印刷费用约为7万元，十三届一次全体会议印刷费用约为36万元，录制会议参考材料光盘等约为10万元，全年会务印刷总费用约为53万元。开发建设电子会务系统全套硬件价格为50万元。如使用4年，可节约印刷费用约150万元。“通过智能触控终端阅读资料、查阅文件更方便，开会节奏也快了。”据了解，自从采用无纸化会议系统后，会议准备时间大大缩短，同时也使议程更流畅紧凑，会议效率提高。

“无纸化会议系统是预先将会议资料上传到服务器，其他终端设备可通过网络与服务器相连，会议开始后，服务器文件根据参会者权限自动分发。”该系统支持智能人名显示、按参会人员进行智能排位，文件分类查看、章节定位、批注涂鸦、会议签到、会议投票、会议服务、会议交流、交互式电子白板等。

开会时，每个参会成员面前会有一台可触控智能会议一体终端，以往的纸材料难觅踪影。参会者要查看相关资料，只需进入系统，轻点相关图标就可查阅批注，并可以把本画面一键触控广播到其他会议终端一起讨论，同时支持其他会议终端退出同屏后，观看其他会议文件，通过触控按键从新回到广播同屏界面，方便快捷。支持移动U盘与其他视频文件VCR等一键同屏到其他会议终端或大屏幕，完成会议系统的智能操作，互联互通！

纸材料的印制、分发消耗了筹备人员的大精力，还造成森林资源的浪费，环境的破坏，不符合当今环保低碳的潮流，更容易泄密。以往开完会，材料用完就扔了，如今在电子文件上做完笔记后可以转存到电脑里，以备用时调取。

4、  系统建设目标

此次建设的会议系统目标是建设一个先进、统一的全高清视频会议平台，并能够满足各种不同类型会议的召开。具体来说应达到以下几项要求：

可靠稳定的系统

由于现代多媒体数字智能化发展和更新速度极快，我们设计和选取的硬件核心设备（控制主机）必须是电信级高配置的；操作终端是国内知名品牌的。软件设计是在Windows系统上运行的，并且设入了很强的管理手段与事故监测手段（所有系统硬件开机自动检测、历史事件记录、硬件发生故障时，重新自动地完成硬件资源分配、告警提示…）

简单易用的系统

为了保证会议系统的良好效果，为复杂的是会议前的准备工作，需要组织人员占用大的时间进行调试。系统建设时该应考虑会议系统的易用性，由使用部门开机即可使用，免除组织人员或系统维护人员调试时产生的费用和时间成本。

灵活扩展的系统

会议系统符合当今信息技术发展的趋势，我们在本次系统的方案设计中，必须考虑到今后的扩展以及互联互通需求。这就需要我们所提供的产品是符合ITU、ISO、IEC、GB标准的，而且适应各种网络环境，我们提供的方案可以方便灵活地进行系统扩展以及互通。

安全保密的系统

会议中经常涉及到交流一些机密信息，因此，系统的安全性就显得尤为重要。我们从方案设计到产品选型，都充分考虑到整个系统的安全性和保密性，整个会议系统分为：后台系统管理、主席端管理、终端密码授权等多级安全体系，并且核心设备（控制主机）的系统配置与管理应支持物理的隔离。

峰火电子在设计本方案时，采用了先进的视听系统设计，采用了大科技含较高的产品，结合现代先进的会议系统，做到整体解决方案系统化、集成化、数字化。

二、  总体介绍

1、  设计原则与依据

采用成熟先进的技术，选择性能可靠的产品，力求佳的性价比，使建成的系统突出“安全性、先进性、智能性和实用性”的特点。

    智能会议系统全面解决方案是一项功能齐全的工程。为加快智能会议系统工程的信息化建设步伐，提高进行现代化、高的会议系统、满足会议厅堂扩声、视频会议要求，推进工程的建设和对外展示的形象，真正发挥该系统自动化的功效。在建设中，项目依据的总原则是：

1.1    系统运行应有较高的可靠性、稳定性、安全性、可管理性、可扩展性和兼容性；

1.2    系统化、集成化、数字化；

1.3    统一规划，统一规范，统一建设，统一管理；

1.4    设备安装、调试、维护、保养应简单方便；

1.5    充分利用现有设施和资源，大限度持节省经费；

设计依据的标准如下：

1.6    国标GB/T15839-1995《64K-1920Kbit/s会议电视进网技术要求》。

1.7    国家规定TZ-20-95《64K-1920Kbps会议网络技术体制》。

1.8    中华人民共和国通信行标准YD5032-97《会议电视系统工程设计规范》

1.9    YD5033-97《会议电视系统工程验收规范》

1.10  《全国电子办公系统示范工程建设要点与技术导则》

1.11  《智能建筑设计标准》（DBJ08-47-95）

1.12  《建筑与建筑群综合布线系统工程设计规范》（CECS72：97修订本）

2、  设备选型总体原则

本次设计的是智能会议系统工程，根据会议室的系统配置，需要实现功能的要求，在前期设计时，我们根据功能需求、产品的应用特点、投资额度等进行了有效设计；同时还考虑了系统的今后的扩展性能和其他系统的兼容性等问题，大限度的发挥产品的功能，满足客户需要。

根据会议室采用多媒体数字处理中心，产品在选型上都是采用统一的标准和原则进行的，在整体系统产品选型上有如下的特点：

2.1    选用秀的会议终端，具有触控操作及一键式功能，确保会议系统灵活方便；

2.2    在选用的与硬件搭配的会议软件，已考虑实用和品牌相结合的特点，尽可能地将价格贴近客户，但又不失的水准。

2.3    采用智能控制系统，可以预存各种使用模式，操作简单只需轻轻按下选择按钮，避免误操作；

2.4    语言会议系统操作简单，功能转换灵活，且节约资金；

2.5    系统设备均采用各厂家所长的产品，性能价格比好，配套性强；

2.6    系统具有较强的扩展性，为今后系统的升级准备了条件。

3、  方案组成部份

3.1    无纸化会议系统

    无纸化会议系统是采用自主研发的无纸化智能会议用系统平台开发的新一代高效数字化智能会议系统，管理者在短时间内能完成考勤管理、会议议程、座位安排、同屏互动、信号切换、会议投票、分组讨论、资料查阅等功能，通过这个平台，与会者各部门单位可进行实时的会商和有效的信息沟通；改变了传统会议低效、单一、资源浪费、保密隐患等问题，实现会议全程无纸化。

    无纸化会议系统组成:服务器端、管理端、客户端。

l  服务器端：服务器负责会议室管理、用户管理、权限管理，会议进程控制、以及会议进行时数据等信息的转发。具备会前功能包括：发布会议主题、安排人员座位、设置人员权限、上传会议资料、预设开会时间、编辑铭牌背景、添加投票选项，会中功能包括：支持书写技术、支持终端自由信号交互、支持服务器与主席机大权限控制会议进程包括外部各种信号的切换、支持投票功能。会后功能，对资料的保存、自动清空会议文件机制的处理；

l  管理端：由会议助理操作，用于控制会议的各项功能，例如：上传会议资料、拟写会议议程、组织会议投票、录制会议等。

l  客户端：通过加密网络接入无纸化会议系统，供参会者使用，参会者使用触控技术，在终端设备进行会议签到、浏览会议议程、查看会议材料、同屏互动、对会议进行圈点批注等操作。

3.2    其它辅助设备

常规会议用，含音源系统、扩声系统、视频显示系统。